Waarom je in 2021 niet meer wegkomt met het bijhouden van je bedrijfsvoering in Excel
Veel organisatie werken anno 2021 nog met Excel. En in de basis is daar helemaal niks mee mis mee. Echter, veel bedrijven gebruiken, of misschien wel misbruiken, Excel voor de volledige bedrijfsvoering; het bijhouden van sales data, urenregistratie, omzetprognoses en omzetcijfers, bijna alles kun je er wel in kwijt. En wanneer je een beetje handig bent met Excel is dat ook begrijpelijk. Excel is een zeer krachtige tool en bevat uitstekende functies. Toch heeft ook Excel zijn limieten en zul je niet de eerste zijn die tegen bepaalde problemen aanloopt. In deze blog behandelen we de nadelen van Excel en kijken we naar Power BI als alternatief.
Rijen en kolommen
Allereest een leuk voorbeeld om het eerste nadeel van Excel te behandelen. Aan een Excel spreadsheet zit een limiet. Het lijkt misschien een oneindig raster met cellen maar wanneer je ongeveer 1 miljoen rijen naar beneden scrolt of ongeveer 16.000 kolommen naar rechts, zul je zien dat er een einde komt aan de spreadsheet. Wellicht zul je niet zo snel aan deze limieten komen, maar het geeft aan dat Excel niet geschikt is als een database. In het Verenigd Koninkrijk werden in oktober 2020 ongeveer 15.000 coronabesmettingen niet meegenomen, door een van deze limieten van Excel.
Vastlopen
Grote Excel bestanden kunnen nog weleens vastlopen. Ook is Excel vaak traag in gebruik, wanneer je werkt met veel data en bijvoorbeeld meerdere draaitabellen. Power BI bijvoorbeeld heeft een veel sterkere engine en is daarom een stuk prettiger in gebruik, wanneer je veel data verwerkt.
Connecties
Binnen Excel is het mogelijk om te verbinden met een flink aantal databronnen, zeker in combinatie met Power Query. Binnen Power BI is het echter een stuk eenvoudiger om data uit verschillende bronnen op te halen. Vaak zien we binnen organisaties dat data handmatig uit andere systemen wordt geëxporteerd om daarna in Excel in te voeren. Dit is een tijdrovende klus en kan zeker een probleem worden wanneer je je organisatie gaat opschalen. Daarnaast kun je in Power BI eenvoudig je data automatisch laten verversen, zodat je dashboard altijd de juiste cijfers toont.
Samenwerken
Wanneer meerdere mensen tegelijk data moeten gaan invoeren wordt het in Excel helemaal lastig. We zijn allemaal wel bekend met de spreadsheets met versie 2 of v3 achter de bestandsnaam. Dit kan erg verwarrend zijn en lijden tot fouten in je rapportage (zeker als de excel-bestanden naar elkaar verwijzen). Binnen Power BI kun je eenvoudig je rapporten delen met andere collega’s en zo de data binnen de organisatie centraal houden. Wanneer een dashboard of rapport online is gepubliceerd, kan elke gebruiker zelf bepaalde selecties maken op data te filteren. Ook kun je bijvoorbeeld in Teams opmerkingen toevoegen aan een dashboard met een bookmark, zodat je deze later kunt bespreken.
Visualisatie
Wanneer je bedreven met Excel is het vrij eenvoudig om een visueel prima rapport neer te zetten. Door gebruik van kleuren en het invoegen van logo’s kun je zo een professioneel ogend rapport presenteren. Echter zal het altijd tegenvallen in vergelijking met een rapport wat opgebouwd is in Power BI. In Power BI kun je eenvoudig je visualisaties verslepen, conditionele opmaakt toevoegen en een walpaper instellen als achtergrond. Ook reageren de visualisaties op elkaar op een zeer intuïtieve wijze. Alles samen zorgt voor een zeer hoog gebruikersgemak.
Conclusie
Het is zeker nog geen tijd om Excel in de prullenbak te gooien. Het is namelijk een zeer krachtige tool die goed gebruikt kan worden voor berekeningen en eenvoudige tabellen. Echter, Excel moet niet de hoeksteen zijn van je organisatie. Zeker als het gaat om het verzamelen en verwerken van data is Excel niet schaalbaar en raden wij je aan om te kijken naar Power BI. Onze vuistregel? Is het een eenmalige (quick and dirty) berekening en/of alleen voor eigen gebruik, dan is Excel prima. Moet het rapport gedeeld/gepresenteerd worden en/of gaat het rapport een langere periode gebruikt worden, dan is Power BI de weg vooruit. Heb je hulp nodig om de switch te maken naar Power BI of wil je gelijk goed beginnen met winst halen uit je data? Neem contact met ons op.
Benieuwd hoe jij waarde uit je data kunt halen?
Download onze gratis whitepaper en leer hoe je in 5 stappen waarde kunt halen uit je data en slim kunt groeien.