Hoe richt je een dashboard in?

In deze blog nemen we je mee in het proces van het creëren van een dashboard. We leggen uit hoe we een dashboard inrichten en wat een logische opbouw is. Dit doen we op basis van de AdventureWorks dataset die openbaar toegankelijk is.

Allereest is het belangrijk om een goed beeld te hebben bij de dataset die je gebruikt. Dit geeft inzicht in welke data je beschikbaar hebt en hoe je deze kunt weergeven. Wanneer je met data werkt van je eigen bedrijf dan is dat vaak al een stuk makkelijker omdat je de data kent. Ben je minder bekent met de data dan kan het handig zijn om een overzicht te maken van tabellen die je hebt, dit kan direct in Power BI of gewoon op een A4’tje.

KPI’s

Bij het opzetten van een dashboard is het belangrijk om uit te gaan van de rol en functie van de gebruiker. Soms kan een dashboard echter voor meerder personen of functies zijn en dan is dit lastiger. In dat geval is het verstandig om altijd te beginnen met een uitgezoomd overzicht van de belangrijkste KPI’s. Wij hebben gekozen voor de ‘Revenue’, ‘Costs’ en ‘Margin’. Drie KPI’s die een snel beeld geven van hoe de organisatie ervoor staat. Zeker omdat we de vergelijking maken met deze KPI’s ten opzichte van het vorige jaar. Dit is een belangrijke toevoeging, omdat die gelijk veel meer context geeft aan de daadwerkelijke ontwikkeling van de organisatie. Enkel een ‘Revenue’ KPI zonder verdere vergelijking, kan heel weinig zeggen.

Hoofdniveau

Deze hoofdpagina is geschikt voor een hoge functie binnen de organisatie, die leiding geeft op wereld- of continentaal niveau. De gebruiker kan zelf de datum slicer gebruiken en verder doorklikken op de landen binnen Europa. Linksboven in de pagina geven we een korte samenvatting van de data. Dit kan handig zijn om tijdens een meeting erbij te pakken. Door een kort tekstje toe te voegen, hoef je niet perse de tabellen of andere visuals op de pagina te interpreteren, maar krijg je letterlijk de data voorgekauwd.

In dit dashboard hebben we bewust gekozen om aan de zijkant een menu te maken, waarin de gebruiker kan doorklikken. Via dit menu kan de gebruiker verder inzoomen op bepaalde landen binnen Europa. Uiteraard is het ook mogelijk om dit met een paginafilter te doen, maar een menu met knoppen geeft allereest een strakker uiterlijk en zorgt voor een duidelijk beeld welke informatie er getoond wordt aan de gebruiker.

Subniveau

De volgende pagina die we hebben toegevoegd is geschikt voor een nationale manager. In dit geval hebben we de Duitse data verder uitgelicht. Aan de linkerkant tonen we de eerder gedefinieerde KPI’s. Door deze KPI’s op verschillende levels terug te laten komen, zorgen we ervoor dat alle gebruikers dezelfde indicatoren gebruiken en daarom ook altijd op dezelfde manier de organisatie beoordelen. Aan de rechterkant tonen we twee visuals. Allereerst een tabel waarin de beste scorende producten worden getoond. Het is hier ook mogelijk om te kiezen voor het tonen van productcategorieën, die eventueel verder kunnen worden uitgeklapt. Voor deze visual gebruiken we een tabel, zodat we op meerdere measures kunnen sorteren. In één visual kan de gebruiker zien welk product het meest is verkocht (QTY), maar ook wat de totale sales, kosten en marge is. Op deze manier zorgen we voor een breed beeld van de best presterende producten.

In het staafdiagram rechtsonder op deze pagina tonen we de best presterende verkopers van het land. Afhankelijk van het beleid van de organisatie zouden dit ook de minst presterende verkoper kunnen zijn. Zo kunnen goed presterende medewerkers door een manager extra worden gemotiveerd of minder goed presterende medewerkers ondersteuning krijgen door bijvoorbeeld trainingen. Als measure gebruiken we hier alleen de totale sales van de specifieke verkoper, dit is in de meeste gevallen de meest relevante KPI voor een verkoper. Een alternatief zou kunnen zijn om deze measure te delen door het aantal gewerkte uren. Zo creëer je een meetwaarde die meer is gericht op productiviteit.

Detailniveau

De laatste pagina in het dashboard is geschikt voor een verkoper of accountmanager. Aangezien deze functie verder weinig te maken heeft met kosten en marges, tonen we hier het aantal vakantie- en ziekmelduren. Zo kan de medewerker eenvoudig zien of hij/haar nog vakantie-uren over heeft, of wellicht vaker ziek is, wat zou kunnen duiden op een minder prettige werkomgeving. Daarnaast heeft gebruiker inzicht in zijn/haar beste klanten. We kiezen hier weer voor een tabel, zodat er eenvoudig kan worden gesorteerd op beste/slechtste klanten, waardoor de gebruiker zelf actie kan ondernemen op basis van deze data.

Conclusie

In deze blog hebben we je meegenomen in het proces van het inrichten van een dashboard. Op basis van de beschikbare data, zoomen we steeds dieper in, zodat het dashboard relevant is voor verschillende gebruikers. We maken gebruik van verschillende visuals en doen dit met een achterliggende gedachte. Wil je meer lezen over de weinig gebruikte visuals in Power BI? Neem dan contact op.